VAN - Diciembre 5 de 2009 - Productividad - GTD

 

Formato

     Reunión virtual

 

Duración:

     Vídeo: 1:22 horas 

 

Ponente:

     Jeroen Sangers

 

Síntesis:

Introducción

En la actualidad la vida es mas compleja que hace 20 años. En 1970 el trabajo era rutinario, estaba claro que hacer y cuando hacerlo. Hoy en dia se considera a los trabajadores, trabajadores del conocimiento, el trabajo no esta claramente definido, hay que pensar en que hacer y como hacerlo. Es necesario planificar y organizarse. Debido al volumen de información que existe el 73% de los trabajadores sufren stress, esto es consecuencia de la mala organización. La buena organización consta de momentos en los que pienso que hacer (elaboro un plan) y momentos en los que sigo mis planes.

 

Breve explicacion del metodo

El metodo GTD se basa en el Control y la Perspectiva. El Control determina la eficiencia,hacer las tareas bien y en poco tiempo. La Perspectiva determina la eficacia, hacer lo que realmente importa.

GTD propone en primer lugar tomar control de la situación y luego definir la perspectiva. Esto requiere del compromiso con uno mismo.

 

Obtener el Control

Para obtener el Control se utiliza un "Flujo de Trabajo", pero para obtener realmente resultados es necesario confiar en este sistema. El flujo de trabajo se compone de 5 pasos:

1. Recopilar

Se deben recopilar y poner en una bandeja de entrada toda la información que manejamos, pensamientos, tareas, ideas, todo. Puedo disponer de 1..n bandejas de entrada, un número bajo es mejor. Es importante ponerle un limite a las bandejas de entrada o aplicar filtros debido a que no puedo hacer todo.

2. Aclarar / Clarificar

Se deben evaluar todo lo que se encuentra en las bandejas de entrada en base a mis metas y objetivos, tomo en cuenta solo lo que me sirve. Uno por uno evaluo cada item de las bandejas de entrada y me pregunto, que es esto?, requiere una accion? es una accion menor a 2 minutos?la realizo, cual es el resultado deseado? cual es la siguiente accion?. Si se requiere una accion me comprometo a realizarla.

3. Organizar

Debo organizar las bandejas de entrada, borro, limpio y resguardo los items que corresponda. Ordeno los inbox, reviso los items con accion y paso a delegar, apuntarlos en un calendario, moverlos a una lista de cosas para hacer cuando pueda o moverlos a la lista de proximas acciones. Si se requiere de mas de una accion lo muevo a la lista de proyectos y apunto la proxima accion del proyecto.

4. Refleccionar

Se deben revisar las bandejas de entrada, los calendarios, proximas acciones y listas de espera. Se activaran proyectos, se borrara proyectos, se replantearan y se reflexionara.

5. HACER

Es muy importante HACER, se debe elegir muy bien que hacer, se proseguirá de la siguiente forma:

Se revisaran los calendarios, luego se revisaran las listas de próximas acciones y se determinara que hacer teniendo en cuenta: el contexto, el tiempo disponible, el momento del día y por ultimo la prioridad. Varias veces al dia se revisaran los inbox y se procesaran, si por alguna razon debo cortar una accion se dejara esto apuntado para poder retomarla.

 

Definir la Perspectiva

Nos preguntaremos: a donde estoy? desde aqui, a donde voy? Reviso a donde estoy y pienso en mis objetivos, Reviso mis sueños.

"Proyectos, Responsabilidades, Metas y Valores te mantienen en curso"

La perspectiva se define en niveles:

Nivel 1: Las acciones.

Nivel 2: Los proyectos. Son tareas de dos o mas pasos definidas en las listas de proyectos

Nivel 3: Las areas de responsabilidad. Cuales son mis responsabilidades? Para que?

Nivel 4: Metas y objetivos (1-2 años). Definen grandes cambios, tengo que visualizarlos, describirlos en tiempo pasado.

Nivel 5: Vision a largo plazo (3-5 años). Tengo que describirla como una historia en tiempo presente de lo que quiero, tengo que visualizarlo.

Nivel 6: Valores. Que espero de mi vida? Porque hago todo esto?

 

Como empezar?

1. Comprar el libro "Organizate con eficacia" de David Allen.

2. Leer el libro con frecuencia, al menos una vez al año.

3. Empezar de a poco, tengo que ganar confianza en el sistema.

4. Olvidar las herramientas. Darle importancia al metodo y los habitos, empezar son una lista en papel y una vez que estoy comodo con el metodo busco la herramienta que me sirva.

5. Optimizar las tareas.

6. Trabajar en mis listas.

7. Buscar ayuda externa, cambiar los habitos es dificil, es bueno empezar con mi grupo de trabajo, compartir experiencias e ir de a poco.

 

Herramientas propuestas

ActiveWords: relaciona palabras y acciones.

 

Enlaces:

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Lecturas

 

Video

     Si lo prefieren, pueden observar el vídeo en http://www.screencast.com/t/gF2SK1VLh o descargar el archivo desde este enlace, el cual tiene un tamaño de 281.77 MB

 

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